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Vorbereitung
Welche Systemanfordereung braucht man? Wie lädt man Teilnehmer für eine Konferenz ein? Wie kann man eine Konferenz oder ein Seminar eröffnen bzw. reservieren? Was für Konferenz- und Seminareigenschaften gibt es? Wie lädt man Teilnehmer während einer laufenden Konferenz einladen? Was muss man bei der Planung einer Konferenz beachten? Wie meldet man sich im System an?
Welche Systemanfordereung braucht man?Für das Serversystem ab:
Für das Client-System ab:
Empfohlen:
Wie lädt man Teilnehmer für eine Konferenz ein?Zuerst solte man einen E-Mail Verteiler auf der Admin Page erstelt werden. Admin Page -> Login -> neuer Teilnehmer -> weiter Teilnehmer Dan geht man wieder zur Konzerenzstarten Seite und man klickt auf die Schaltfläche "Teilnehmer wählen", um die Teilnehmerliste Ihrer Firma anzuzeigen. Sie können die Teilnehmer aus der Gesamtliste wählen oder nach Namen oder Teilnehmer ID suchen. Dan markiert man das entsprechende Kontrollkästchen bei jeder ausgesuchten Person in der Liste und bestätigen mit der Schaltfläche „Fertig“. Die Einladungen werden nun per E-Mail verschickt. Soll die E-Mail Adresse des Teilnehmers nicht verfügbar sein, konnte man die hier auch manuell eintragen bzw. korrigieren. Eine Einladung oder Konferenzbeschreibung zur Konferenz kann optional in der Textform eingetragen werden. Es empfielt sich zu nächst eine Testkonferenz zu starten, wobei sich die einzelnen Teilnehmer das Program ansehen könen, um sich mit den Program vertraut zu machen.
Wie kann man eine Konferenz oder ein Seminar eröffnen bzw. reservieren?Um eine Konferenz oder ein Seminar einzuberufen, wählt man den Menüeintrag Konferenzstart. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Start“, um einead- hoc Konferenz zu beginnen.
Was für Konferenz- und Seminareigenschaften gibt es?Passwort: Hier wird festgelegt, ob die Konferenz oder das Seminar öffentlich (ohne Passworteingabe) oder privat (mit der Passworteingabe) für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zugänglich wird. Tragen Sie das gewünschte Passwort in das vorgesehen Feld ein und wiederholen Sie zur Bestätigung die Eingabe.
Agenda: Vorab zu einer Konferenz oder einem Seminar vorbereiteten Unterlagen in Form von Word, Excel, Power Point Dateien können vorgeladen werden und stehen allen Teilnehmern während der Konferenz zur Vorschau. Im Vergleichen mit dem Öffnen von Unterlagen aus einer Konferenz heraus ist das Vorladen schneller, da die Folien nicht durch den Moderator verteilt worden sind sondern direkt vom Konferenzserver abgerufen werden.
Start: Nach dem der Titel und Typ der Konferenz oder des Seminars festgelegt sind, wird mit dem Klick auf die Schaltfläche „Start“ die Konferenz eröffnet.
Konferenzreservierung: Die Konferenzteilnehmer erhalten die Möglichkeit, die Gesprächspartner über bevorstehende zu informieren. Dazu werden die Konferenzen in den Reservierungskalender eingetragen. Die Gesprächspartner erhalten automatisch per E-Mail eine Einladung zum erwünschten Termin.
Systemzeit: Aktuelle Systemzeit des vivicom Servers wird rechts neben dem Startdatum angezeigt. Wenn die Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen agieren, sollte man bei der Reservierung die Zeitverschiebung beachten.
Uhrzeit der Konferenzeröffnung: Eine Konferenz bzw. ein Seminar wird in 10 Minuten vor dem gewünschten Beginn automatisch generiert und in der Konferenzliste als Laufende Konferenz angezeigt. Die Teilnehmer können dann sich dieser Konferenz anschließen.
Dauer: Hier wird festgelegt, wie lange die automatisch erzeugte Konferenz in der Konferenzliste erscheinen soll. Die Konferenz wird nach dem Ablauf automatisch geschlossen, wenn keine Teilnehmer in der Konferenz anwesend sind.
Serienkonferenz:
Auswahl- und Einladung der Teilnehmer: Die in Vivicom registrierte Teilnehmer der gleichen Firma (Benutzergruppe) können eingeladen bzw. per E-Mail informiert werden.
Wie lädt man Teilnehmer während einer laufenden Konferenz einladen?Über vivicom- Messenger, die Teilnehmerliste zeigt wer online ist. Die Liste dient auch für die Kommunikation unter einzelnen Teilnehmern. Mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) gelangen Sie zum Chatfenster. In diesem Fenster können Nachrichten ausgetauscht werden. Angenommen Sie nehmen an einer Konferenzteil, so können Sie das Chatfenster für die Einladung in eine laufende Konferenz nutzen. Über die Schaltfläche SENDEN können beim Bedarf die Präsentationsfolien vorab verschickt werden.
Was muss man bei der Planung einer Konferenz beachten?Starten Sie bitte eine spontane 1:1 Konferenz. Es gibt mehrere vordefinierte Layoutansichten, u.a. für eine 1:1 Konferenz. Wählen Sie einen Kontakt aus und laden den Teilnehmer ein (ERWEITERTE EINSTELLUNGEN -> TEILNEHMER WÄHLEN).
Durch die Aktivierung dieser Option werden die zusätzlichen Felder angezeigt: Start- Datum, Dauer, Hochladen von Dokumenten, Einladungs- versand, ect. Die reservierten Konferenzen werden vom Konferenz- Server 10 Minuten vor dem Beginn automatisch geöffnet.
Wie meldet man sich im System an?Beim ersten Login installiert sich zunächst der vivicom- Client im Hintergrund. Der Installationsverlauf wird in dem ersten Fortschrittsbalken angezeigt. Im nächsten Schritt öffnet sich der Geräte-Assistent und dann werden nacheinander alle gewünschten Einstellungen abgefragt. Prüfen Sie bitte, dass die Zubehörgeräte ordnungsgemäß funktionieren.Im Zweiten Schritt Ausführen Webinstallation durch. Assistenten Start -> Programme -> Video-Audio-Test
Nach der erfolgreichen Anmeldung wird im Internet Explorer der persönliche Vivicom Warteraum angezeigt. Im Warteraum besteht die Möglichkeit, eine neue Konferenz zu eröffnen oder an einer laufenden Konferenz teilzunehmen. Beginnen Sie mit einer Konferenz durch Klick auf die Schaltfläche START.
Im Konferenzraum, sobald Sie Ihr eigenes Bild in der Konferenz und einen Ton-Ausschlag-Balken sehen, ist die vivicom Einrichtung abgeschlossen. Achten Sie bitte beim Sprechen darauf, dass sich der Ton-Ausschlag-Balken ungefähr bis zur Mitte des Videofensters bewegt. |
