Tipps zur Videokonferenz für Einsteiger

Die Technologie verstehen

  • Vor der ersten Videokonferenz sollten sich die Teilnehmer umfassend mit den Funktionen ihres Videokonferenzsystems auseinandersetzen und vertraut machen.
  •  Der Moderator sollte die Teilnehmer gegebenenfalls vor Beginn der Konferenz in die Technik einführen. Ansonsten empfiehlt es sich, eine Testkonferenz mit Freunden oder Mitarbeitern durchzuführen. 

Die Vorbereitung

Achten Sie auf die wesentlichen Punkte

Achten Sie auf die wesentlichen Punkte

  • Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass alle Teilnehmer rechtzeitig über den Konferenzbeginn informiert werden und Ihnen die Zugangsdaten vorab mitgeteilt werden.
  • Ratsam wäre eine Agenda vorzubereiten, in der über Absicht, Inhalt und Ziel der Konferenz informiert wird.
  • Idealerweise sollten Informationen über die Gesprächsteilnehmer zusammengestellt und diese den Teilnehmern vor Konferenzbeginn übermittelt werden. Somit können die wesentlichen Themenbereiche der Konferenz zügig begonnen werden.

Der Ablauf

  • Der Moderator sollte zu Beginn der Videokonferenz einen Rahmen festlegen, in welcher Form die Kommunikation während der Videokonferenz ablaufen soll. Beispielsweise ob während einzelner Präsentationen oder eines Vortrags einzelne Wortmeldungen erwünscht oder erst im Anschluss an diese gestellt werden sollen, und wie mit der Möglichkeit des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten und Präsentationen umgegangen wird.
  • Der Moderator und bei Bedarf die Teilnehmer sollten mithilfe der zur Verfügung stehenden Zeichen- und Markierungswerkzeuge, den Fokus auf bestimmte Teilbereiche der Dokumente und Folien der jeweiligen Präsentationen lenken. Dieses dient den Teilnehmer als Orientierungshilfe und versetzt Sie in der Lage, gegebenenfalls den aktuellen Stand der Präsentation wieder zu finden.

Visuelle Rahmenbedingungen

Checkliste Videokonferenz

Checkliste Videokonferenz

  • Die Begebenheiten des jeweiligen Raumes, in dem die Videokonferenz stattfindet, sollte auf dessen Zweckmäßigkeit überprüft werden. Das heißt: Kontrastreiche Farben und Muster sollten an Wänden und Decken vermieden werden. Helle Decken und Wände sind zu bevorzugen.
  • Die Kameraeinstellungen müssen vorab überprüft werden. Dabei ist darauf zu achten, dass der Lichteinfall von hinten vermieden wird, da dieses das Gesicht des jeweiligen Teilnehmers dunkler erscheinen lässt. Die optimale Lösung ist, wenn der Lichteinfall von vorne kommt, wenn dementsprechend auch die Ausrichtung bzw. die Aufzeichnung der Kamera von vorne ausgeführt wird.
  • Es ist darauf zu achten, dass keine anderen Personen bzw. Schatten im Hintergrund zu sehen sind bzw. sich bewegen, da dieses die anderen Teilnehmer ablenken könnte.
  • Es hat sich bewährt, dass Teilnehmer, wenn Sie das Wort ergreifen in die Kamera schauen und beim Zuhören ihren Blick eher auf den Monitor richten.

Akustische Rahmenbedingungen

  • Die Mikrofone sollte von jedem einzelnen Teilnehmer ausgeschaltet werden so lange dieser nicht spricht. Dadurch werden auch Hintergrund- bzw. Außengeräusche minimiert.
  • Für Einzelpersonen empfiehlt es sich ein Headset zu wählen, wenn mehrere Personen in einem Raum aktiv an einer Konferenz teilnehmen, ist eine Raumkamera mit Tischmikrofon vorzuziehen.